ジョブカン、freee、SmartHR……人事部の仕事が10倍楽になる 定番クラウドサービス「最強の組み合わせ」

杉野 愼(すぎの しん)

株式会社TECO Design 代表取締役

広島大学大学院修了後、医療系IT上場ベンチャー企業において、営業手法マニュアル化によりトップセールスを達成。その後、社会保険労務士事務所において、100件以上の給与・労務・勤怠サービスの移行作業に携わる。2019年に、士業事務所向けのコンサルティング業務と、企業様向けの労務関連クラウドサービスの導入支援を行うTECO Designを設立。

昨今、クラウドを利用した“HRテック”の導入が一般企業に進んでいます。HRテック(テクノロジー)とは、人事にかかわるさまざまな業務を効率化するITやビッグデータ、AIなどのテクノロジーのことです。 本記事では、勤怠管理、給与、人事労務手続きなどを効率化するための労務系のHRテックについて、主要なクラウドサービスを比較検証します。あまりに多くのサービスが乱立しており、なかなか決めきれないケースが多いと思いますので、代表的なパターンをご紹介したいと思います。

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HRテックとは何か HRテックとは何か

市場は毎年20~30%増と急成長中

クラウド型なら「社員数×毎月数百円」で導入可能

かつては大企業しか導入できなかった

最近、HR(Human Resources:人事)とテクノロジー(Technology:技術)を組み合わせたHRテック(テクノロジー)という言葉をよく聞くようになりました。HRテックとは、簡潔に言えば、人事にかかわるさまざまな業務をITやビッグデータ、AIなどのテクノロジーによって効率化することです。

昨今は、初期費用がほとんどかからず、月々人数×何百円といった低価格のクラウド型のHRテックサービスが多数登場したことにより、HRテック導入のハードルが一気に下がりました。従業員が数名の中小零細企業であっても、導入メリットが出てきたのです。これまで、紙のファイルやエクセルで管理していたものを、クラウドに置き換えることによって、業務が大幅に効率化され、生産性を高めることが可能になります。

市場規模は2023年には1000億円規模

ミック経済研究所の調査によれば、HRテックの市場規模は、2019年は350億円程度。これが今後、1年ごとに20〜30%もの急成長をし、2023年度には1000億円に到達すると予測されています。

出典:ミック経済研究所

人事部のどんな仕事を効率化できるのか

評価が定着しつつある「労務系クラウドサービス」

ひと口にHRテックと言っても、非常に幅広い範囲があります。大きくは、人の評価に関わる採用、育成、評価に関わる人事系のクラウドサービスと、ルーティンの割合が大きい勤怠管理、給与計算、役所手続きなどの労務系のクラウドサービスに分けられます。
本記事では、HRテックの実用化が早く、その評価もある程度定着している後者の労務系のクラウドサービスを取り上げます。労務系のクラウドサービスは、次のように大きく「勤怠管理クラウドサービス」「給与計算クラウドサービス」「人事労務手続きクラウドサービス」に分けられます。

勤務時間の管理、給与支払い、役所手続きを効率化

働き方改革関連法で、使用者による労働時間把握義務が定められました。勤怠情報を客観的に記録し管理する必要があります。この勤怠管理をクラウド上で行うHRテックが「勤怠管理クラウドサービス」です。

次に、各個人の勤怠情報を給与制度、給与体系と照らし合わせ、その月に支払うべき給与計算をする必要があります。これを行うのが「給与計算クラウドサービス」です。職種や雇用形態ごとに異なる給与の計算方法に応じて、残業割増、各種手当、税金や社会保険などを含めた複雑な給与を自動で計算します。

社員の入社が決まったら、雇用契約を結び、入社手続きを行います。基礎年金番号や住所、振込口座などの情報登録すると同時に、社会保険や雇用保険に加入するための書類の作成、提出をしてもらう必要があります。このような手続きを行うHRテックが「人事労務手続きクラウドサービス」です。

どのクラウドサービスを導入すべきか

インターネットで勤怠管理や給与計算、人事労務手続きのクラウドサービスを検索すると、数多くのサービスが提供されていることがわかります。これら数あるサービスのなかから、自分の会社にとってベストのものを選ぶのは、大変なことです。そこで本稿では、数あるサービスのうち、筆者が評価が定着しているサービスとして推薦できるものを取り上げて紹介したいと思います。

なお複数のクラウドサービスを選ぶ際には、既に自社で自動化されている作業との連携、あるいはクラウドサービス同士の連携がうまく取れるかどうかを慎重に判断する必要があります。異なるクラウドサービス同士が、あたかも同じサービスであるかのように連携してくれるかどうか。API連携(他のアプリケーションと機能を共有すること)の有無も、クラウドサービスを選ぶ際の重要なポイントになります。

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まずは労務系のクラウドサービスを導入して、人事のルーティン業務を効率化することから始めよう。

勤怠管理クラウドの選び方勤怠管理クラウドの選び方

「ジョブカン勤怠管理」と「キングオブタイム」の2強対決

業界シェアトップの「ジョブカン勤怠管理」は多様な打刻方法や勤務形態に対応

勤怠管理クラウドで業界ナンバーワンの導入企業数を持っているのがジョブカン勤怠管理です。4万社以上が導入しています。ジョブカンは、出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理、工数管理という4つの管理機能があり、1ユーザー当たり、1つ利用で200円、2つ利用で300円、3つ利用で400円、4つ利用で500円という段階的な設定になっています。
打刻方法は、外部機器を設置する場合、FelicaなどのICカードによる打刻、指静脈認証打刻が可能。外部機器を接続しない場合では、共用PCまたは各従業員のPCでの打刻、携帯電話・スマートフォンでのGPS打刻が可能で、営業マンなどが直行直帰する場合にも打刻が可能です。非常に便利なのは、LINEのトーク画面やSlackからも打刻が可能だということです。
また、変形労働時間制、フレックス制、裁量労働制などの勤務形態や、所属・雇用形態ごとに細かい設定、運用ができます。

管理画面が使いやすくシンプルな「キングオブタイム」

キングオブタイムは、17000社が導入する勤怠管理クラウド。シンプルでわかりやすい画面構成で、管理者(人事部)にとっての使いやすさが売りです。普通残業、休日残業、割増残業等、様々な残業計算の基準を、社員、アルバイト等就業ルールの違う従業員毎に設定でき、残業の申請・承認後に残業時間を反映することも可能です。飲食店などサービス業が多く導入しています。
打刻方法も非常に豊富です。外部機器やiPadを利用して、ICカードリーダー、指紋認証打刻、指静脈認証打刻、顔認証打刻、カメレオンコード認証打刻が可能。外部機器を接続しなくても、共用PCでのパスワード入力、自席のPCでのクリック打刻、Windowsログオン/ログオフでの打刻、携帯電話・スマートフォン、位置情報での打刻、LINE、Wow Talkでのビジネスチャット打刻に対応しています。
利用料金は1ユーザーあたり300円です。

何を優先して勤怠管理クラウドを選ぶべきか

従業員優先なら「ジョブカン」管理者優先なら「キングオブタイム」

どちらも優れたサービスですので、各社のニーズに合わせて2つのいずれかを選ぶと良いでしょう。どちらかというと、ユーザー(一般従業員)側の使いやすさに重きを置いているのがジョブカン勤怠管理管理者(人事部)側の管理のしやすさに重きを置いているのがキングオブタイムではないかと感じます。どちらを優先するかもポイントです。

勤務形態への対応力で差がつく

この2つのサービスの他に、マネーフォワードクラウド勤怠freee勤怠もありますが、変形労働時間制に一部対応していない、打刻方法のパターンが少ないなど、2大サービスに比べると機能が限定されています。会計クラウドや他のサービスとの連携からマネーフォワードfreeeが検討される可能性がありますが、その場合は自社の雇用体系や希望する打刻方法が機能として備わっているのかを確認する必要があるでしょう。

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まずは2大勤怠管理クラウドサービスから検討してみよう

給与計算クラウドの選び方 給与計算クラウドの選び方

「マネーフォワード」、「freee」、「ジョブカン」の3つどもえ

給与明細も源泉徴収票も自動で作成「マネーフォワードクラウド給与」

割増賃金の自動計算にも対応

マネーフォワードクラウド給与は、月給制、日給制、時給制の3パターンに対応しており、パターンごとに、使用する給与明細や支給項目・控除項目の計算ロジックを設定、それぞれの給与体系に応じた給与計算ができます。月給制の場合の割増賃金の自動計算、日給制や時給制の場合の割増賃金の計算にも対応しています。

「確定」させるだけで明細が作成される

Web給与明細機能があり、CSVファイルのアップロードも必要なく、給与計算結果を確定させるだけでWeb給与明細ができあがります。また、同じように年末調整を確定させるだけで源泉徴収票ができあがります。給与明細が交付されたら、従業員はスマートフォンやタブレットで確認することができます。

会社の制度を「人事労務freee」に合わせられるなら大幅に手間を軽減できる

小企業向きで初心者にも使いやすい

毎月の給与事務を、1、自動で給与計算、2、明細を自動作成、3、Webで振り込みの3ステップで完了という簡単さを売りにしているのが人事労務freeeです。設立したばかりの企業から中堅企業まで10万事業所に利用されていることからも、従業員の少ない会社や、初心者にも使いやすいサービスであることがわかります。

網羅する範囲は広いが個別設定には限界

人事労務freeeの最大のメリットは、人事労務に関わる様々な機能が一つのサービスの中に備わっていることです。前述した勤怠管理も同じサービスの中で行えるほか、年末調整やマイナンバー管理も一つのサービスでできます。もちろん従業員データは連携しているので、freeeの方式に会社の制度を染めるつもりで導入すると、とても便利です。
ただ、それぞれの業務で全ての機能を網羅しているわけではないので、自社の現状の人事労務制度が対応しているのかどうか確認が必要です。対応していない場合には、その分追加業務が発生することになります。

イレギュラーな計算への対応力が高い「ジョブカン給与計算」

「ジョブカン勤怠管理」との連携性

ジョブカン給与計算も利用しやすいサービスです。支給控除項目には自由に計算式を適用することが可能で、「固定残業代」などの計算にも対応可能です。所得税や各社会保険料も法令に準拠した形で自動計算してくれます。「給与明細」「賞与明細」「源泉徴収票」をWeb上で従業員に交付する事ができます。
ジョブカン給与計算を選択するメリットは何と言ってもジョブカン勤怠管理とのシリーズ連携です。ジョブカン勤怠管理から勤務データを自動で取得できます。取り込める勤怠データの種類も50種類以上です。
料金はユーザー1名ごとに400円ですが、従業員5名までであれば無料で利用できます。

給与計算クラウドの軍配は?

マネーフォワードはインターフェイスが従来ソフトに近い

どれがベストかを決めるのは難しいのですが、導入した際に慣れるのが早いのはマネーフォワードだと思います。従来の給与計算ソフトと近い作りですから、管理者の混乱が少ないだろうと感じます。freeeは従来の給与計算ソフトとはユーザーインターフェースが大きく違いますので、最初は困惑するかもしれません。しかしうまく設定をしてしまえば、かなり楽だと感じると思います。

freeeはカスタマイズできないが管理は楽

また、マネーフォワードジョブカンは、計算式をある程度カスタマイズできるのですが、freeeはほぼできません。その分、あらかじめ給与計算サービスにある計算式の通りで良いのであれば、freeeはワンクリックでOKだという楽さがあります。freeeを選ぶ場合は、給与制度が計算式に適応しているのかをよく調べたうえで選びましょう。

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「会社に合ったクラウドサービスを選ぶ」か、「会社の制度をクラウドサービスに合わせる」かで、選ぶサービスが変わる

人事労務手続きクラウドの選び方人事労務手続きクラウドの選び方

SmartHRの「1強」帳票数で追う「オフィスステーション」

新入社員が自分で直接入社手続きができる「SmartHR」

手書きや印鑑はもはや必要なし

人事労務手続きクラウドサービスでおすすめナンバーワンはSmartHRです。入社した従業員に対してIDを発行すると、従業員はPCかスマートフォンの入力画面に表示される質問項目に情報を入力していくだけで、入社手続きに必要な情報の提供が完了し、従業員のさまざまな人事労務手続きに必要な情報が登録されます。用紙に記入する必要は一切なく、印鑑も必要ありません。従業員にとっても手続きが非常に楽になります。
電子申請に対応しており、人事部のスタッフはその情報をもとにハローワークや年金事務所に足を運ぶことなく、社会保険と雇用保険への加入手続きを行うことができます。

他社の主要勤怠管理・給与計算サービスとAPI連携

また、従業員に必要な情報を入力して貰えば年末調整に関する情報収集もSmartHRで行うことができ、社員名簿で従業員情報を一元管理し、マイナンバーの管理も可能です。Web給与明細も作成できます。勤怠管理や給与計算の機能はなく、人事労務手続きに特化したサービスではありますが、幅広い機能を有し、痒いところに手が届く優れたサービスです。
また、他社の多数の勤怠管理サービスや給与計算サービスとのAPI連携も可能です。勤怠管理クラウドではキングオブタイムジョブカン勤怠管理、給与計算クラウドではマネーフォワードクラウド給与人事労務freee等と連携できます。

人事労務に関わる119種類の帳票を作成できる「オフィスステーション」

オフィスステーションは労務手続き、年末調整、有休管理、Web給与明細、マイナンバー管理機能を持つシステムです。全てをオールインワンで使うこともできますし、使いたい機能だけを選んで使うこともできます。
オフィスステーションの凄いところは、人事労務に関わる119種類の帳票を作成できるところです。この数は他社と比べて圧倒的です。
電子申請に対応しており、人事部のスタッフは社員情報をもとにハローワークや年金事務所に足を運ぶことなく、社会保険と雇用保険への加入手続きを行うことができます。
また法改正や様式変更にも自動対応します。

必要な機能を揃えた「ジョブカン労務管理」

入退社や扶養・氏名変更手続きなどを含むあらゆる手続きを帳票作成から提出までサポートします。手続きの進捗状況はToDoリストで漏れなく管理できます。ジョブカン労務管理は電子申請に対応しており、ワンクリックで社会保険、雇用保険の書類を提出できます。
また、年末調整機能も備えており、ペーパーレスで年末調整書類の配布・回収が可能です。

人事労務手続きの軍配は?

労務に関する研究に余念がない「SmartHR」が圧倒

従業員の使いやすさではSmartHRに軍配があがるでしょう。オフィスステーションは、帳票の異なる多数の企業の手続きを代行する社労士事務所の導入に向いているシステムだと言えます。ジョブカン労務管理は、勤怠管理サービス、給与計算サービスをジョブカンシリーズで揃えたい時にお勧めできます。

電子申請の必要がなければfreeeもあり

freeeにも人事労務手続き機能はありますが、現状では電子申請ができないことと、社会保険、雇用保険の加入の年月日を入社日と別で持つことができない点が、マイナスポイントです。

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人事労務手続きクラウドサービスは、SmartHRに分がある

クラウドサービスの最適な組み合わせは?クラウドサービスの最適な組み合わせは?

それぞれの分野でベストのクラウドサービス

さて、以上をおさらいしてみましょう。勤怠管理クラウド、給与計算クラウド、人事労務手続きクラウドの大手サービスについてそれぞれ検討してきた結果は、

というものでした。

では、これら3つの分野をすべてクラウド化するとしたら、どの組み合わせが理想なのでしょうか。大きくは2つの方法があります。

方法① 3つの業務で優先順位をつけて選ぶ

まず、3つの業務のうち、どの業務を最も優先して効率化したいのかによって、最初のサービスを選択するのが良いでしょう。
勤怠管理を優先して選ぶ場合は、打刻方法をどうするのかというのを一つのポイントにすると良いでしょう。また、給与計算クラウドとのAPI連携も考えましょう。
給与計算を優先する場合、一つ気をつけたいポイントは、会計クラウドサービスとAPI連携をするか否かという点です。会計クラウドはマネーフォワードfreeeを使っているという企業は、連携しやすい同じシリーズのサービスを使うというのも一つの手です。
人事労務手続きを優先する場合、SmartHRを選ぶのが良いでしょう。SmartHRとAPI連携して優れたサービスは?という選び方をしていくのが良いと思います。
主要クラウドサービスの機能を、一覧表にしてみました。こちらを参考に、最適な組み合わせを考えてみてください。

主要人事クラウドサービス機能比較
ジョブカン キングオブ
タイム
freee マネー
フォワード
SmartHR オフィス
ステーション
勤怠管理 × ×
給与計算 × × ×
人事労務手続き
(年金・雇用保険)
× ×
他の機能 雇用契約 × × × × ×
Web給与明細 ×
年末調整 ×
マイナンバー ×

方法② 3パターンの「定番組み合わせ」から選ぶ

そして多くの会社でクラウドシステムの導入を経験した者として、間違いのない組み合わせがあるとしたら、つぎの3つのパターンです。

HRテッククラウドの定番組み合わせ
パターン1 パターン2 パターン3
勤怠管理 キングオブタイム freee ジョブカン
給与計算 マネーフォワード
人事労務手続き SmartHR

パターン1は、それぞれの分野で最も優れたクラウドサービスを「おいしいところ取り」して、相互をAPI連携させるものです。勤怠管理はキングオブタイム、給与計算はマネーフォワード、勤怠管理手続きはSmartHRという組み合わせでは、相互にAPI連携ができるのでオススメです。

パターン2と3は、連携性を優先して一社で揃えるもの。なかでもパターン②はパターン③よりも連携性が高いと言えますが、カスタマイズできる度合いはパターン③のほうが優れていると言えます。

定番の組み合わせで選ぶとしたら、以上の3つのパターンが今お勧めできる定番の組み合わせと言えるのではないでしょうか。
以上、労務系のHRテックについて、主要なクラウドサービスを比較検証してみました。あなたの会社にとって、どのクラウドサービスの組み合わせが最も業務を効率化できるか、検討の材料としていただければ幸いです。

 

構成=嶺 竜一 イラスト=タケウマ 編集=eon-net編集室