クラウドだから出社していない社員の勤務状況も管理できる在宅勤務対応! おすすめ勤怠管理サービスベスト17・完全マップ

働き方改革に加え、新型コロナウイルスの流行で、オンラインの勤怠管理が必須に

新型コロナウイルス流行に伴う政府の緊急事態宣言等により、在宅勤務など多様な働き方を行う人が増えている。出社せずに勤務する社員の勤務時間を管理するシステムを、短期間・低コストで構築するうえで、クラウドサービスは最適だと言える。またコロナウイルスが流行する前から、働き方改革関連法の施行で残業時間管理の必要性が高まっていたことから、企業にとって勤怠管理システムの導入は、もはや必須であると言えるだろう。ダイヤモンド働き方研究所では2020年1月、ビジネスパーソン2000人を対象に「経費精算クラウドと勤怠管理クラウド」に関する調査を実施。その分析結果から、勤怠管理クラウドサービスのベスト17を選出した。

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 初期費用が安く、手間がかからないクラウドサービス 初期費用が安く、手間がかからないクラウドサービス

「働き方改革」は勤怠管理から始まる

働き方改革関連法の3本柱のうち2本(長時間労働の是正、多様な働き方の実現)は勤怠管理に関するもの。残業には上限が設けられ、有休が取得されなければ会社が罰則を受ける。そして

、有休の取得条件は入社時期や日々の勤務状況によって従業員によって異なるから、紙のタイムカードやExcelで管理するのは手間がかかる。

勤怠管理システムを導入すれば、社員の勤務状況がリアルタイムで管理でき、残業超過や有休未消化が見込まれる場合には事前に通知される。まだ導入していない会社は、すぐにも検討したほうがいいだろう。

1ユーザー当たり月額200~300円から利用可能

ではどんなシステムを導入するか。勤怠管理システムには「オンプレミス型」と「クラウド型」がある。オンプレミス型はサーバーとシステムを自社内に設置し、クローズドな環境で運用する。データが手元にあるので安心感があるし、自社のルールに即した設定にもできる。ただ、サーバー設置やシステム設定等の初期費用が高い。メンテナンスにもコストがかかる。

その点、クラウド型の場合は、サーバーの管理はサービス提供者がしてくれるうえ、初期費用をかけずに導入することも可能。月額利用料も1ユーザー当たり200~500円で提供されているサービスが多く、低コストでの運用が可能だ。データは自社内でなく、クラウド上に置くことになるが、利用者にとってシステムの操作性は、時にシステムの反応が遅くなることがあるとはいえ、その他はあまり変わらない。何よりシステムのメンテナンスを自社で行わなくていいのは助かる。今後、法令が変更されても、クラウドサービスを提供側が対応してくれる。

ユーザー満足度とシェアから選出したベスト17

現在、この市場には60以上のブランドが乱立しているが、ダイヤモンド働き方研究所では2020年1月、ビジネスパーソン2000人を対象に「経費精算クラウドと勤怠管理クラウド」に関する調査を実施、おすすめの勤怠管理クラウドベスト17を選出した。以下がその結果だ。

ユーザー500人調査で判明!
勤怠管理クラウドサービス 最新ベスト20
第1位 アンケートでの採用率トップ
ジョブカン勤怠管理(Donuts)

シリーズ

総合評価(4.23) / 
ユーザー評価(3.66) 
メジャー度(4.80)
第2位 コストパフォーマンスが高い
KING OF TIME(ヒューマンテクノロジーズ)

勤怠専用

総合評価(3.97) / 
ユーザー評価(3.72) 
メジャー度(4.21)
第3位 完全無料のプランもある
IEYASU(IEYASU)

勤怠専用

総合評価(3.91) / 
ユーザー評価(4.80) 
メジャー度(3.03)
第4位 「奉行シリーズ」との連携に強み
奉行Edge勤怠管理クラウド(OBC)

シリーズ

総合評価(3.87) / 
ユーザー評価(3.85) 
メジャー度(3.89)
第5位 給与クラウドと自動連携できる
マネーフォワードクラウド勤怠(マネーフォワード)

会計一体型

総合評価(3.85) / 
ユーザー評価(4.23) 
メジャー度(3.47)
第6位 勤怠管理と給与計算・会計処理が一元化
人事労務freee(freee)

労務一体型

総合評価(3.77) / 
ユーザー評価(3.71) 
メジャー度(3.82)
第7位 ユーザーインターフェイスと使いやすさに定評
AKASHI(ソニービズネットワーク)

勤怠専用

総合評価(3.69) / 
ユーザー評価(3.72) 
メジャー度(3.67)
第8位 複合機をタイムレコーダーにできる
勤次郎Smart(日通システム)

シリーズ

総合評価(3.67) / 
ユーザー評価(3.33) 
メジャー度(4.01)
第9位 日本・英語のバイリンガルに対応
AttendancePro(クロスヴィジョンインターナショナル)

シリーズ

総合評価(3.63) / 
ユーザー評価(4.23) 
メジャー度(3.03)
第10位 紙の出勤簿のイメージで使いやすい
勤之助(HOYA)

シリーズ

総合評価(3.51) / 
ユーザー評価(3.19) 
メジャー度(3.82)
第11位 出勤打刻と交通費精算準備が同時にできる
Kincone(ソウルウェア)

勤怠+交通費

総合評価(3.44) / 
ユーザー評価(3.41) 
メジャー度(3.47)
第12位 タイムレコーダー大手のクラウドシステム
CYBER XEED/CLOUZA(アマノ)

勤怠専用

総合評価(3.44) / 
ユーザー評価(3.21) 
メジャー度(3.67)
第13位 低料金ながら必要にして十分な機能
ICタイムリコーダー(オープントーン)

勤怠専用

総合評価(3.38) / 
ユーザー評価(3.72) 
メジャー度(3.03)
第14位 3種類の打刻方法に対応した専用端末が人気
Touch On Time(デジジャパン)

勤怠専用

総合評価(3.37) / 
ユーザー評価(3.54) 
メジャー度(3.20)
第15位 就業規則や勤務形態に合わせたカスタマイズも
e-就業ASP(ニッポンダイナミックシステムズ)

勤怠専用

総合評価(3.37) / 
ユーザー評価(3.54) 
メジャー度(3.20)
第16位 業務アプリケーションをクラウドで統合
Team Spirit(チームスピリット)

グループウェア

総合評価(3.35) / 
ユーザー評価(2.80) 
メジャー度(3.89)
第17位 人事・勤怠・労務・経費をまるごと管理
Jinger勤怠(ネオキャリア)

シリーズ

総合評価(3.13) / 
ユーザー評価(3.47) 
メジャー度(2.80)

※「シリーズ」は、他の機能のクラウドサービスがシリーズで提供されている製品、「勤怠専用」は、勤怠管理専用のクラウドサービス、「会計一体型」は、会計クラウドサービスとともに提供されている製品、「労務一体型」は、労務管理クラウドサービスとともに提供されている製品、「勤怠+交通費」は、勤怠管理機能に交通費精算機能が付加されているクラウドサービス、「グループウェア」は業務を効率化するグループウェアとともに提供されているクラウドサービスを指す。
※勤怠管理クラウド利用者500人の平均満足度(5段階評価)と、利用者数をポイント化したもの(同)を平均した数字でランキング
※サービス毎の料金体系/機能(オプションの有無)/口コミは、個別製品紹介ページを参照。

次に、それぞれの製品がユーザー評価の高さからランキング上位となったのか、それともシェアが高い製品だったからランキング上位となったのかを分かりやすくするため、「ユーザー評価」(横軸)と「メジャー度」(縦軸)でマッピングした、次の図もご覧いただきたい。

業界内の立ち位置・評価がまるわかり!
経費精算クラウドシステム 最新ポジショニングマップ


ジョブカン勤怠管理 KING OF TIME IEYASU 奉行Edge勤怠管理クラウド マネーフォワード クラウド勤怠 人事労務 freee AKASHI 勤次郎Smart AttendancePro 勤之助 kincone(勤怠管理) CYBER XEED/CLOUZA ICタイムリコーダー Touch On Time e-就業ASP TeamSpirit(勤怠管理) jinger勤怠

評価が最も高いのは、無料で導入できるIEYASUという結果になった。

ただし、ランキングやシェア、評価トップの製品を導入することが、必ずしもあなたの会社にとってベストな選択とも限らない。アンケート対象者は、業種も従業員数も雇用形態も勤務スタイルも様々だからだ。では次に、実際にサービスを選定する際の4つのポイントについて解説していこう。

ポイント①「打刻方法」多様な打刻方法に対応している必要があるポイント①「打刻方法」多様な打刻方法に対応している必要がある

ICカードが一般的、不正防止なら生体認証

とはいえ、これまでに勤怠管理クラウドを使ったことがなければ、何を頼りに選べばいいか迷うだろう。そこで勤怠管理クラウドを選ぶ際のポイントを挙げてみよう。まずは基本である「打刻」から。

最も一般的なのは「ICカード打刻」だ。カードは社員証を兼ねるものでもいいし、交通系ICカード/定期券を登録してもいい。カードリーダーは購入するが、専用機で10万円程度、PCに接続するタイプなら2000~5000円程度からある。

「生体認証打刻」はICカードの代わりに、指紋/指静脈/顔認識などで登録者を特定して出退勤を打刻する。遅刻した人の代わりに同僚が打刻するといった不正ができないこと、IDカードのように発行や管理に手間がかからないこと、入退室管理システムと連携させるなどセキュリティ対策に利用できることなどがメリットとして挙げられる。

「Web打刻」はPC/スマホ/タブレットから専用サイトにログインし、出勤/退勤のボタンをクリック/タップする。在宅勤務や現場への直行などで職場に直接出社しない場合にも、業務開始時にスマホや携帯電話から打刻できる。IPアドレスやGPSで位置情報が判るので、カラ出勤/カラ出張など不正防止にも一定の効果が見込める。

打刻方法は多ければいいとは限らない

ほかには、PCのログイン/ログアウトと連動した打刻、Slack/Chatwork/LINEなどを使ったチャットツール打刻などがある。打刻方法が最も多彩なのは「King of Time」で、WEB/モバイル/ICカード/指紋/指静脈/カメレオンコード/入退室連動/Windowsログオン・ログオフ/顔認証/チャットツールなど15種類の打刻システムに対応している。

ただ、必ずしも打刻方法の多さが高評価につながっているわけではないようだ。打刻は日々の習慣なので、あれもこれも試す人は多くない。自分が毎日使う方法がストレスなく機能すれば必要十分だからだろう。ゆえに打刻方法に関して「可もなく不可もなく」という意見が大半だったが、スマホによる打刻に関してだけは「読み込みに時間がかかる」「動作が遅い」といった不満が多く聞かれた。
おそらく朝夕の出退勤の時間帯にアクセスが集中するという事情も関係しているだろう。すぐにも打刻したいのになかなか反応しない画面とにらめっこをするのはストレスになるが、専用アプリが利用できれば、ブラウザベースのものよりは多少スムーズに動作する可能性がある。

ポイント②「機能」ユーザーに評判がいいスペックとはポイント②「機能」ユーザーに評判がいいスペックとは

「有給休暇の申請に気を使わなくていい」

実際に勤怠管理クラウドを使っている人が最も便利だと感じている機能は「有給休暇の取得や残業の申請・承認」で、83.4%と突出していた。「有休申請を提出するタイミングに気を使わなくていい」「自分の有休残日数がどれだけあるのかいつでも確認できる」「有休が取得しやすくなった/有休の取得率が上がった」「申請/承認がいつでもどこからでもできる」というのが主な理由だ。

有休を申請する側にとって、申請は気が引ける場面もある。上司と顔を合わせず、メールの文章も考えずに休みを申請できるのは、やはり精神的に楽ということなのだろうか。しかしこれによって有休消化が進めば、社員の有休消化が進まないことに手を焼いている会社にとってはメリットとなる。

ベスト17に入った勤怠管理クラウドはすべてこの機能を備えているが、有料オプションになっているものもあるので料金比較の際には気をつけたい。

「クラウドシステムが本人に直接警告する機能」が人気

「勤務シフト管理」は50.0%の人が最も便利と感じている。工場/病院/保守管理サービスなど交代制の職場や、パート・アルバイト従業員が多い業種ではとくに重宝する機能だ。これが充実しているのはジョブカン勤怠管理で、スマホや携帯電話やPCから申請を受け付け効率的にシフトを作成、完成したシフトはWebやLINE上でスタッフがいつでも確認でき、予実管理(シフトと実際の労働時間を照合)や予算管理(予算を設定し概算給与・時間帯ごとの手当など算出)まで行える。

「打刻漏れ警告」や「残業超過警告」は、システムから本人に直接アラートが出されるものと、管理者ページだけで表示されるものがあり、前者の方が評判がいいようだ。本人に直接アラートが届けば、管理者側は警告する手間を省くことができるからだろう。クラウドが上司の代わりに社員の尻を叩いてくれるわけだ。たとえばマネーフォワードクラウド勤怠にはじつに14種類もの異常を検知してアラートで知らせる設定が用意されている。あるいはjinger勤怠には当月の勤務状況からその月の残業時間が超過しそうな社員をAIが予測して、本人と管理者に自動でアラートを送るユニークな機能がある。

ポイント③「連携」給与計算システムとうまくつながるかポイント③「連携」給与計算システムとうまくつながるか

給与計算システムと手間なく連携できるクラウドを選ぶ

勤怠管理クラウド導入のメリットは、単に出退勤の時刻を自動で記録できるようになるだけではない。データを集計・分析することで、人事労務や経営の改善に生かし、労働生産性を向上させたり、プロジェクトごとの勤務時間や金額を集計(工数管理)することで、今後の類似案件の見積もりに反映するといったことも可能になることも、メリットの一つだ。

そして、多くの企業では、勤怠の実績は従業員の給与計算のベースにもなる。だから、勤怠管理クラウドは、他の労務管理システムや給与計算システムと連携できてこそ、真価を発揮するという側面もある。

勤怠管理クラウドと給与計算システムの連携形式には主に「CSV連携」(CSV形式のデータを取得して別のシステムに読み込ませることにより連携)と「API連携」(システム同士が自動で直接データをやりとりする)がある。ほとんどの勤怠管理クラウドがCSV形式での出力に対応し、多くの給与計算システムがCSV形式でのデータ取り込みに対応している。そのため、基本的にはどの勤怠管理クラウドを選んでも、給与計算システムにデータを取り込むことはできる。ただ、データ取得から別のシステムへの読み込みにワンクッションがあることに加えて、互換性の問題でデータの加工を要する場合がある。

その点「API」連携なら、システム同士の組み合わせは限定されるものの、ボタン1つで簡単にデータが反映される。すでに給与計算システムを使っている、あるいは同時に導入しようと思っている場合には、どの勤怠管理クラウドとAPI連携ができるかという視点で選ぶのも手だ。

主な給与計算システムとAPI連携可能な勤怠管理クラウド

給与計算システム API連携可能な勤怠管理クラウド
マネーフォワードクラウド給与 マネーフォワードクラウド勤怠ジョブカン勤怠管理KING OF TIMEIEYASUAKASHITouch On Time
人事労務freee KING OF TIMEIEYASUTouch On Time
給与奉行クラウド+API Version 奉行Edge勤怠管理クラウドKING OF TIMEIEYASU、AKASHI、CLOUZA、Touch On Time
弥生20 弥生19 CLOUZA

業務全体のクラウド化の視点で選ぶ方法も

給与計算ソフトに限らず、労務・人材管理、申請ワークフロー、採用管理、人事管理などもまとめて、クラウドを活用して効率化を図ろうという場合には、パッケージ/シリーズで揃えることも検討したい。データの共有・活用が簡単なばかりでなく、設計のコンセプトが共通しているので使いやすく、サポートも一元化できる。

たとえばジョブカン勤怠管理はジョブカンシリーズの1つで、勤怠管理の他にもワークフロー/経費精算/採用管理/労務管理/給与計算のラインナップが揃っている。とくに勤怠管理・労務管理・給与計算は「バリューパック」というパッケージにもなっており、シームレスな一元管理が可能。料金もそれぞれに契約するより大幅に割引になる。

シリーズ/パッケージの1つとして提供されている勤怠管理クラウド

勤怠管理クラウド
(ランキング順位)
シリーズ/パッケージに含まれる勤怠管理以外の機能
ジョブカン勤怠管理(1位) 給与計算/申請ワークフロー/経費精算/採用管理/労務管理
奉行Edge勤怠管理クラウド(4位) 給与計算/年末調整/労務管理/証憑保管ほか
マネーフォワードクラウド勤怠(5位) 給与計算/会計/請求者/経費/マイナンバー
人事労務freee(6位) 給与計算/経費精算/人事マスタ/会計
AttendancePro(9位) 給与計算/人事/申請ワークフロー/Web明細
TeamSpirit(16位) 経費精算/電子稟議/社内SNS/社員情報管理/マイナンバー
jinger勤怠(17位) 人事/労務/経費/採用/マイナンバー/コンディション

ポイント④ 「料金」初期費用の有無や人数カウント方法の違いポイント④ 「料金」初期費用の有無や人数カウント方法の違い

初期費用無料でも機器購入コストが必要な場合も

料金体系は初期費用+月額利用料✕人数

料金体系は「初期費用+(月額利用料+オプション)✕人数」となっているところが多い。初期費用0円も多いが、これには読取装置などの機器代は含まれない。Web打刻やスマホ打刻(GPS)であれば既存のパソコンやスマホが使えるので初期費用は不要だが、ICカード打刻や生体認証打刻を使うのであれば別途購入費用が必要になる。

奉行edge勤怠管理クラウド勤之助CYBER XEEDe-就業ASPTeam Spiritjinger勤怠などは初期費用が5~20万円程度かかる。これは初期設定費/初期サポート費になっていることが多いようだ。

月額利用料は各社とも数百円✕人数だが、人数カウント方法が「登録アカウント数」なのか「その月に打刻した人数」なのかは、業態によってコストを大きく左右するところだ。従業員数がそれほど変動しない職場なら大した変わりはないが、パートやアルバイトなど非正規雇用のスタッフを多く使っている職場では後者の料金体系が有利になる。「その月に打刻した人の人数」でカウントされる勤怠管理クラウドサービスとしては、ジョブカン勤怠管理KING OF TIMETouch On TimeCLOUZAなどがある。

コスト優先で選ぶなら、IEYASUKING OF TIME

低コストで傑出しているのはIEYASUで、初期費用0円+月額料金0円の完全無料のプランがある。有休休暇の自動付与や届出申請フローなど無料では使えない機能があることと、データ保存期間1年でバナー広告が表示されるなどが有料プランとの違いだが、勤怠管理クラウドの基本機能はしっかり使える上に利用期間や人数に制限がない。

コスパで選ぶならKING OF TIMEが注目に値する。勤怠管理に求められる機能をほとんど揃えているううえ、それぞれの機能で設定の自由度が高く、サポートやオンラインヘルプも充実している。料金は初期費用0円(読取機器代等は含まず)で月額料金は300円✕人数。ただし、人数は「その月に打刻した人数」でカウントされるため、無駄がない。

勤怠管理クラウドが「安い」理由

以上のように、勤怠管理クラウドのコストが安いのは、クラウドであるがゆえに、個々の会社の事情に対応したオーダーメイドのシステムにはできないことが前提となっているからだ。

しかし、勤務体系やワークフローは会社によってまちまちで、既存の手順やルールをそのままに「出来合い」の勤怠管理クラウドを導入すると、どうしても手作業で処理せざるとえない部分が残る場合がある。個別の事情に対応すべく細かな設定を可能にすると、そのぶん手厚いサポートが必要になる。

システムを完全に対応させるにはオーダーメイドでシステムを組むしかないが、莫大な費用がかかりクラウドを利用する意味がなくなってしまう。そこで、勤怠管理クラウドを利用するなら、ある程度自社のルールをシステム側に合わせる妥協も必要となることがあることも留意したい。

勤怠管理からのクラウド化はリスクが少ない勤怠管理からのクラウド化はリスクが少ない

勤怠管理クラウドの導入にあたって担当者が懸念することの1つに「自社の社員/従業員が使いこなせるだろうか」ということではないだろうか。だが勤怠管理クラウドに関しては心配ない。

というのも、ほとんどの社員/従業員には紙のタイムカードを挿入する日々の打刻が「ICカードをタッチする」に変わるだけで、戸惑うところは皆無。むしろ、これまでは帰社してから手作業でしなければならなかったことが外出先からできたり、有休休暇の申請がやりやすくなるなど、メリットが多いからだ。

アンケートでは実際の利用者に使っている勤怠管理クラウドに対する満足度を聞いたが、44%の人が「満足」(とても満足+まあ満足)で、45%の人が「ふつう」と回答している。これはつまり、89%の人が、特段の不満なく日々使っているということにほかならない。

男女別・年代別でみても、満足度の比率に顕著な違いは見られない(高齢者が多い職場だから導入しにくいということはない)。人事部には間違いなく効率化の恩恵があることから、勤怠管理クラウドの選定は「失敗がほぼゼロで、従業員の満足を得ながら業務を効率化できる作業」といえる。

冒頭でも述べたように、新型コロナウイルス流行に伴う在宅勤務の増加や、働き方改革に伴う働き方の多様化によって、勤怠管理をオンラインで行うメリットはますます大きくなっている。この記事を参考にぜひ、あなたの会社に合った勤怠管理クラウドサービスの導入について、検討していただきたい。

 

構成=渡辺一朗 イラスト=タケウマ 編集=eon-net編集室